خطوات التعامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية
الفاتورة الإلكترونية هي عبارة عن مستند رقمي يتم من خلالها إثبات جميع تعاملات بيع السلع والخدمات، وهذا المستند له العديد من المكونات والخصائص، يتم إعداد هذا المستند والتوقيع عليه إلكتروني ، ثم بعد ذلك يتم إرساله واستلامه عن طريق منظومة الفواتير الإلكترونية.
خصائص الفاتورة الإلكترونية
تتميز الفاتورة الإلكترونية بالعديد من الخصائص منها:
- الرقم التعريفى حيث لكل فاتورة رقم تعريفي يسمي هذا الرقم UUID وقد يختلف هذا الرقم عن رقم الفاتورة الداخلي للشركة.
- شكل ومحتوى موحد لكل فاتورة، حيث أن هناك شكل موحد لجميع الفواتير داخل المنظومة، هذا وأن سكل الفاتورة لا يتغير داخل الشركة.
- المنظومة تتبع تكويد موحد للسلع والخدمات التي تشمل توقيع إلكتروني مما يضمن تأمين جميع بيانات الفواتير وإثبات الحجية القانونية.
مميزات الفاتورة الإلكترونية
تمثل الفاتورة الإلكترونية طفرة كبيرة في العالم العربي، وتقدم هذه المنظومة مجموعة من المميزات مثل:
- حمايتك من التعامل مع الشركات الوهمية.
- تسهيل إعداد الإقرارات الضريبية.
- التقليل من إجراءات الفحص الضريبي.
- تخفيف العبء الإداري على الموظفين.
- تحقيق مفهوم العدالة الضريبية.
- إمكانية التواصل وتبادل البيانات مع مصلحة الضرائب.
- إمكانية اكتشاف الأخطاء الرقمية بكل سهولة.
- تقديم الدعم لحل مشكلات الربط بين الممولين ومصلحة الضرائب.
- تقوم بعملية التخزين والحفظ المشتركة والمراجعة والتحليل ثم الأرشفة.
التعامل مع الفاتورة الإلكترونية
مما لاشك فيه أن التعامل مع هذه المنظومة أصبح من الأمور المهمة والإلزامية للكثير من الممولين، كما تسعى الدولة على تطبيقها على جميع التجار في مصر وذلك بهدف القضاء على العصر الورقي، لذلك أعلنت مصلحة الضرائب عن خطوات عمل الفاتورة التي تتمثل في التالي:
1- التسجيل في المنظومة
لابد من التسجيل في المنظومة التابعة لمصلحة الضرائب وذلك من خلال إرسال طلب على البريد الإلكتروني وبعض المستندات المهمة وهي:
- صورة طلب التفويض المعتمد من الشركة بتوقيع بنكي.
- صورة بطاقة الرقم القومي.
- صورة شهادة التسجيل الضريبي.
- صورة البطاقة الضريبية.
2- بدء عملية التطوير التقني
المنظومة الإلكترونية تحتاج إلى مجموعة من العمليات التقنية التي تمكن الممول من إرسال الفاتورة إلى مصلحة الضرائب، لذلك تقوم المصلحة بتوفير خيار تكامل مع برامج تخطيط موارد المؤسسة من أجل تسهيل عملية تبادل البيانات.
3- تسجيل حساب رقمي للممول
تسمح المنظومة للممول إنشاء حساب رقمي يستخدم في الدخول للمنظومة، كما أن المفوض له صلاحية التسجيل، وبعد إنهاء التسجيل يستلم الممول دعوة من مصلحة الضرائب على البريد الإلكتروني الخاص به.
4- تسجيل مفوضين إضافيين
يجب في هذه المرحلة تسجيل مفوضيين إضافيين سواء كانوا أشخاص أو منظمات، ويتم ذلك.من خلال خال مجموعة من البيانات مثل:
- الاسم الأول.
- الاسم الاخير.
- الرقم القومي.
- البريد الإلكتروني.
5- عملية تبادل المستندات
تعتبر عملية تبادل المستندات هي الخطوة الأولى في عمل الفاتورة الإلكترونية حيث يتم فيها الآتي:
1- إرسال الفواتير
يمكن إرسال الفواتير إلى مصلحة الضرائب وذلك بعد التحقق من عملية التكامل والتوقيع عليها إلكتروني، ويتم التحقق من صحة المستندات المرسلة من خلال:
- الرقم القومي للفرد.
- هيكل الفاتورة.
- الحقول الأساسية التي يجب أن تكون في أي مستند.
- الحقول البسيطة.
- صحة التوقيع الإلكتروني.
- اسم الممول.
- الأكواد الموحدة.
- تكرار المستند ومعرفة عدد مرات إرساله عن طريق الخطأ.
- المستندات المرجعية
2- إلغاء الفواتير
يمكنك إلغاء الفاتورة إذا كانت يوجد بها أي أخطاء، حيث تقوم منظومة الفاتورة الالكترونية إرسال إشعار للمتلقي يفيد طلب الإلغاء، يمكن للمتلقي قبول الطلب أو رفعه، ويمكن إلغائها في خلال 3 أيام من إصدارها.
المستندات المطلوبة للتسجيل في منظومة الفواتير
حددت مصلحة الضرائب على مجموعة من المستندات التي يجب تحضيرها لاستخراج الفاتورة الإلكترونية وهي:
- رقم تسجيل الشركة.
- البريد الإلكتروني للشركة.
- رقم هاتف أو رقم موبايل الشركة.
- اسم مفوض الشركة وذلك باللغة العربية والإنجليزية.
- أصل الرقم القومي للمفوض.
- رقم موبايل المفوض.
- البريد الإلكتروني للمفوض.
تسهم الفاتورة الإلكترونية في إرساء دعائم التكامل بين المنظومة الضريبية والمجتمع التجاري، هذا بالإضافة إلى تحقيق العدالة وتحسين مناخ الاستثمار ، وقد تم تنفيذ المرحلة الأولى من المنظومة 15 فبراير الماضي وذلك بمشاركة 134 شركة.
مشاكل الفاتورة الإلكترونية وكيف يمكن حلها
أكد رئيس مصلحة الضرائب الأستاذ/ رضا عبد القادر على أن وزير المالية أصدر تعليمات مشددة لمصلحة الضرائب وذلك لتذليل المشكلات التي تواجه الشركات، حيث يضمن هذا التطبيق المرن للمنظومة، كما أشار بتشكيل فريق عمل يقوم بتقديم الدعم الفني والميداني الممولين والتواصل معهم لتذليل أي عقبات تواجههم للانضمام إلى المنظومة، حتى الأن لا توجد أي مشكلات بخصوص تطبيق منظومة الفاتورة الإلكترونية في مصر، ولكن من الممكن حدوث عطل في بعض الأحيان داخل المنظومة مما يعيق إدخال الفواتير ففي هذه الحالة يجب على المستخدم أن يقوم برفع جميع الفواتير التي تم صدورها أثناء العطل الفني على هيئة دفعة مجمعة Batch وذلك وفقاً للمدة التي يحددها القانون.
ما هو نظام التكويد GS1؟
نظام التكويد هو نظام عالمي معتمد من مصلحة الضرائب المصرية ، وهو كود لا يتشابه مع أي كود آخر والهدف منه تسهيل المعاملات.
البضائع التي لا تدخل ضمن منظومة الفاتورة الإلكترونية
هناك مجموعة من البضائع التي لا تدخل ضمن منظومة الفاتورة الإلكترونية هي البضائع المستوردة من خارج جمهورية مصر العربية ، وذلك لأن مصدر الفاتورة من خارج مصر، ولكنه في حالة إعادة بيع البضائع للأشخاص أو شركات داخل الجمهورية حيث تخضع لمعاملة المنظومة.
مراحل تطبيق المنظومة الإلكترونية
تمر منظومة الفاتورة الإلكترونية بثلاثة مراحل:
- المرحلة الأولى
هذه المرحلة تصك مجموعة من كبار الممولين وبلغ عددهم 134 شركة.
- المرحلة الثانية
تضم هذه المرحلة 347 شركة.
- المرحلة الثالثة
تعتبر هذه المرحلة هي المرحلة الأخيرة في مراحل هذه المنظومة.
أصبحت مصر من أوائل الدول التي قامت بتنفيذ هذه المنظومة، تم تنفيذها بالتعاون مع كبرى الشركات العالمية ، كما أنها تعتبر عبور جديد إلى مصر الرقمية وذلك لأنها أحد الروافد الأساسية للمشروع القومي وتحديث وميكنة منظومة الإدارة الضريبية.
من الشركات المنفذة لمنظومة الفاتورة الإلكترونية في مصر؟
تقوم شركتان رائدتان بالتعاون مع مصلحة الضرائب في تنفيذ هذه المنظومة وهما:
- شركة IBM وهي الشركة المسئولة عن الإجراءات المميكنة.
- شركة مايكروسوفت المنفذة للحل.
يعد برنامج الفاتورة الإلكترونية هو نظام محاسبي متكامل لإدارة الأعمال، كما أنه جاهز للعمل وفقاً لآليات الربط والتكامل مع المنظومة وذلك حسب متطلبات مصلحة الضرائب المصرية ، وقد يمكن إصدار الفواتير الإلكترونية وفقا للمعايير المطلوبة من بيانات البائع والمشتري و تكويد الأصناف، علاوة على ذلك إمكانية تخصيص حسب مجال عملك.
عقوبات مخالفة الفاتورة الإلكتروني
شددت مصلحة الضرائب المصرية على تيسير الممولين الملزمين بالانضمام للمنظومة، وقد أكدت انها سوف تقوم باتخاذ كل الإجراءات القانونية لغير الملتزمين بالانضمام إلى المنظمة للتحويل للنيابة وذلك وفقاً لأحكام قانون الإجراءات الضريبية الموحد.
تحدثنا في هذا الموضوع عن الفاتورة الإلكترونية ومميزاتها وخصائصها، كيفية التعامل معها، وكذلك البضائع التي لا تدخل ضمن المنظومة، والأوراق والمستندات المطلوبة للتسجيل في المنظومة، هذا بالإضافة إلى مراحل تطبيق المنظومة.
