عُهد الموظفين في برنامج حسابات لينكيت

ما هي عُهد الموظفين؟

بدايةً علينا التعريف بماهية عُهد الموظفين وأنواعها المختلفة وكيف يتم توجيهها بصورة دقيقة وعرضها في التقارير المُحاسبية، العُهد بأبسط تعريف لها: هي مبالغ نقدية تُصرف للموظفين بالشركة بغرض دفع مصاريف تخص الشركة، ومُحاسبيا تظهر في دليل الحسابات أسفل الأصول المُتداولة باسم حساب رئيسي العُهد ويتم تفريع حسابات فرعية منها بحيث تظهر عُهد كل مُوظف على حدى.

أنواع العُهد:

تنقسم العُهد إلى ثلاثة أنواع رئيسية هي:

1. العُهد المستديمة: وهي التي تُقابلها مصروفات تتكرر بشكل دوري، وكلما نفدت يتم تسويتها وإعادة المبلغ إلى الموظف مرة أخرى. على سبيل المثال: عهدة المسؤول عن إدارة أحد فروع الشركة، حيث يقوم بسداد المصروفات وتنفيذ المهام، ثم يقوم بإرسال بيان مفصل عن أوجه الصرف للفرع الرئيسي وبناء عليه يسترد ما تم صرفه.

2. العُهد المستهلكة (المؤقتة):  وهي المصروفات التي تُستهلك تمامًا مثل: البنزين، باقات الإنترنت، الأوراق، الدفاتر وتهدف تسويتها إلى التعرف على المصروفات الإدارية والايراد المستحق لترشيد الإستهلاك.

3. العُهد الشخصية: مثل الأدوات الكتابية، أجهزة الحاسب الآلي، وكافة المستلزمات التي تتعلق بطبيعة وظيفته.

أشكال العُهد:

تنقسم العهد إلى أشكال مختلفة، حسب طبيعة عمل المسؤول عن العهدة، أو الدور المنوط القيام به، ومنها:

• البضائع، وهي عهدة تخص – على سبيل المثال – مندوبي المبيعات ومسؤولي الشحن.
• نقدية أو شيكات، وهي عهدة مسؤول التحصيل أو مدير الحسابات.
• أجهزة أو معدات، وهي عهدة مدير الموقع أو العامل.

إدارة العُهد عبر برنامج حسابات لينكيت:

تُسبب عُهد الموظفين إزعاج للكثير من المؤسسات لا سيما شركات المقاولات والبناء، تحتاج العهد إلى مراقبتها وتسويتها بشكل دقيق، وفي هذا الشأن تحتاج إلى:

1. وضع حد أقصى لكل أمين عُهده لا يتخطاه.
2. تسجيل أوجه الصرف الخاصة بكل عُهده وتحليلها جيدًا.
3. بيان مصدر تمويل العُهده بشكل تفصيلي.

تساعد تلك الإجراءات الثلاث في مُراقبة عُهد الموظفين خاصتك وضبط عمليات التسوية، ولكن فعل هذا بشكل كتابي تقليدي بالتأكيد يُعرضك للخطأ وربما الإرهاق في متابعة كل تلك التقارير.

فعلى سبيل المثال عندما نتحدث عن قطاع المقاولات، نجد أن للشركة أكثر من مشروع يتم تنفيذه في نفس الوقت، وهذه المشاريع يعمل على تنفيذها مجموعة من العمال والمهندسين، وعندما يأتي موعد تسليم الرواتب والأجور، تقوم الشركة بتسليم إجمالي مبلغ الرواتب لأحد موظفي الشركة كعهدة، ليقوم هو بدوره بتسليم تلك المبالغ لعمال المواقع كأجور. يكمن التحدي هنا في تحديد أوجه صرف عهدة الأجور لكل موقع أو مشروع، وتحميل هذه المصروفات على تكلفة المشروع.

وكمثال للعهد المؤقتة؛ تقوم الشركة بتكليف أحد أفرادها بسداد بعض الإلتزامات الخاصة بها، وتسلمه مبلغا نقديا، ليقوم هذا الموظف بسداد التزامات الشركة ثم يعود ليسوي عهدته ويقوم القسم المختص بإثبات أوجه الصرف واسترداد المتبقي من عهدة الموظف – إن وجد – أو سداد أي مبالغ قد صرفها هذا الموظف من جيبه الخاص.

هنا يُساعك برنامج حسابات لينكيت في الحصول على مجموعة من التقارير التفصيلية التي تخص كافة العُهد بشكل مُبسط مُدون به كافة البيانات التي تخص عُهدة كل موظف، بالإضافة إلى سجل تاريخي موضح به حركات العُهد لاسيما التي تنتقل من مُوظف لآخر لمتابعة أكثر دقة من خلال:

• توفير تقرير تفصيلي عن حركة العهد وأوجه الصرف.
• تحليل مفصل عن كافة الكميات / التكاليف التي تم صرفها على أي مشروع ( مركز تكلفة ).
• توضيح أوجه التمويل الخاصة بكل عُهدة.
• مراقبة حركة المخازن وما تم صرفه واسترداده من كل موظف.

كل ما عليك فعله هو تحديد سياسة العُهد الخاصة بمؤسستك وسيتولى برنامج حسابات لينكيت العمل وفق تلك السياسة وتوفير تقارير عن كافة العُهد.

تسجيل إجراءات العُهد عبر البرنامج:

تتم عملية تسجيل إجراءات العُهد الخاصة بالموظفين على 3 مراحل أساسية هي:

1. جرد العُهد وتسجيلها بالبرنامج.
2. تسليم العُهدة للموظف.
3. تقرير العُهدة مدون به تاريخ التسجيل وتاريخ الاستحقاق.

أولًا جرد عُهدة الموظف:

يجب تسجيل مجموعة من البيانات الخاصة بالعُهدة هي:

1. نوع العُهدة.
2. رقم العُهدة التسلسلي.
3. حالة العُهدة.
4. تاريخ الشراء.
5. موقع العُهدة.

ثانيًا تسليم العُهدة للموظف:

في حالة تسليم الموظف العُهدة:

• يجب أن يتم تقديم طلب الصرف الذي يُثبت تسلُم الموظف للعهدة وانتقالها من حيازة الشركة إلى حيازته.
• يتولى موظف الشؤون الإدارية تسليم العُهدة للموظف بعد الإطلاع على الطلب المُصدق عليه.
• يتم تغيير حالة العُهدة في البرنامج لتظهر في عهدة الموظف فلا يتم تسليمها مرة أخرى لموظف آخر.

بخصوص العُهد المُسهتلكة:

• يتم تسجيل هذا النوع من العُهد للتعرف على أوجه الصرف وترشيد مثل تلك المصروفات.

بخصوص العُهد المنتهية:

• عند وصول العُهدة إلى صفر يتم نقلها تلقائيًا عبر البرنامج إلى العُهد المنتهية.

بخصوص استرجاع العهدة:

يمكن استرجاع العهدة عبر البرنامج مع تسجيل تاريخ الاسترجاع وحالة العُهدة عند الاسترجاع.

ثالثًا تقرير العُهدة بالتفصيل:

يوفر البرنامج تقرير مُفصل يوضح:

• تاريخ استحقاق وتاريخ استرجاع كل عُهدة.
• مراقبة العُهد المستهلكة.
• العُهد المتاحة والعُهد المُسلمة.
• الإستعلام عن العُهد وفق: ( التاريخ التسلسلي، الموظف، تاريخ الشراء، كود الصنف).

قد يتولى الموظف بنفسه تقديم طلب استلام العهدة من خلال البرنامج، وفور الموافقة عليه يصله إشعار بذلك؛ ليتوجه بعدها إلى موظف الشؤون الإدارية لاستلام العُهدة.

مزايا تسجيل عُهد الموظفين عبر برنامج حسابات لينكيت:

ربما تتساءل ما الذي يدعوني إلى الاعتماد على برنامج لينكيت في تسجيل عُهد الموظفين، وفي الحقيقة تتلخص الإجابة في مجموعة من المزايا التي يوفرها لك البرنامج:

1. تقارير كاملة مُفصلة عن كافة عُهد الموظفين والإجراءات التي تمت بها وحتى عمليات الانتقال بين الموظفين.
2. تسجيل العُهد وفقا لطلبات الصرف ومراجعة المخزون الخاص بكل عهدة بسهولة.
3. سهولة التعرف على حالة العُهدة وحركات الإرجاع والنقل  في أي تاريخ تحدده.
4. توضيح حالة النقل الخاص بالعُهدة هل هو مؤقت أو دائم.
5. طباعة تقارير العُهد المُسجلة على الموظفين الذين تنتهي خدمتهم بالمؤسسة لسدادها.
6. سهولة الاستعلام عن أي عُهدة من خلال : (رقمها، الموظف، نوع الصنف، الموقع ).
7. مراقبة طلبات الصرف للعُهد المُستديمة التي لم يتم تقييدها كهُهدة.
8. في حال وجود عُهدة منقولة مؤقتا يتولى البرنامج تنبيهك عندما يحين موعد استرجاعها.

هذا جانب من جوانب برنامج حسابات لينكيت فيما يخص عُهد الموظفين، أنت بحاجة إلى الاعتماد على أكثر الحلول الرقمية فاعلية لتحسين كفاءة منظومة العمل في مؤسستك، يمكنك الإطلاع على المزيد عن برنامج حسابات لينكيت ، كما توفر لك لينكيت فرصة رائعة للتعرف عمليا على كل مزايا البرنامج من خلال  نسخة تجريبية يتم تجهيزها خصيصًا لك.