يعمل برنامج مخازن المؤسسات علي إدارة المستودعات بالكامل والربط بعمليات البيع والشراء ويتم ذلك من خلال الاتي:
– اضافة الأرصدة الافتتتاحية (الرصيد الموجود في بداية الفترة المحاسبية أي الرصيد الختامي للفترة المحاسبية السابقة) وذلك ضمان لشجرة حسابات دقيقة معتمدة علي بيانات صحيحة كذلك ضمان حساب قيمة المخزون الحالية .
– يمنحك سجل كامل لعمليات الشراء والبيع التي تمت علي منتج بعينه برقم الفاتورة الخاصة به و اشعارات بالكميات الواردة أو المصدرة بعد كل عملية بيع أو شراء.
– يمكنك عمل سند لنقل أصناف من مخزن إلى مخزن اخر بكل سهولة من خلال البحث بكود الصنف.
– اذن صرف صنف جديد لعميل من عملائك داخل الشركة.
– يعمل البرنامج علي جرد مخزونك من خلا طريقتين وهما (الجرد المستمر أو الجرد الدوري) لما له من أهمية كبيرة حيث يساعدك علي اكتشاف عمليات السرقة – ضمان تحقيق أهداف شركتك – تحديد أداء المنتجات المطلوبة منها أكثر وغيرها راكدة – الاهتمام قدر الإمكان بالأمور المادية
– اضافة أعداد لا حصر لها من المنتجات بأنواعها المختلفة
– توفير تنبيهات واشعارات عند نقص أو نفاذ نوع معين من المنتجات داخل المخزون مما يساعد علي تخطي مشكلة العجز بل منعها .
– إصدار عروض الأسعار والفواتير بكل بساطة.
– كذلك اضافة أوامر الشراء للعملاء.
– العمل علي تقييم مخزونك بأكثر من طريقة منها FIFO – LIFO-WEIGHTED AVERGE
– اصدار العديد من التقارير بداية من تقارير حركة المخزون من رصيد أول المدة – الحركة خلال مدة من تحركات المبيعات والمشتريات – تقارير نهاية المدة

 

تعرف عملية التخزين بأنها  : العملية  المسئولة عن استلام السلع، المواد، والمستلزمات المختلفة(المخزون) والاحتفاظ بكمية معينة والمحافظة عليها بأقل تكلفة وتزويد الجهات الطالبة بالكميات المطلوبة في الوقت المناسب .وتعتبرعملية إدارة المخزون عملية ضرورية لنجاح المؤسسات، فالإدارة الجيدة تؤدي إلي تقليل المخزون الزائد وتضمن أن يكون لديك منتج كاف لتلبية احتياجات عملائك، فتتعقب أنظمة تحكم المخازن ملايين الوحدات من وقت شرائها في البداية إلى أن تترك في أيدي أحد العملاء.

لإدارة المخزون أهداف عديدة ويعتبر الهدف الأساسي هو تخفيض تكاليف التخزين وتحقيق أفضل استثمار ممكن لرأس المال من المشروع، فكثير من الناس لا يدركوا التكلفة الحقيقية للمخزون والتي قد تصل إلي 30% من قيمة رأس المال، وقد تبدو لك نسبة ضئيلة لاتؤثر على المصاريف ولكنها سوف تؤثر علي أرباحك بشكل ملحوظ. لذلك يجب عليك معرفة الطريقة الأنسب لإدارة المخزون الخاص بك والتي تسهم في تقييم المخزون وتحديد التكاليف التي تؤثر بشكل مباشر في تحديد الأرباح والدخل .

مزايا إدارة المخازن 

ادارة المخازن, ادارة المخزون

– ضمان سلامة المستودعات
من أهم أساسيات إدارة المستودعات هو الحفاظ على سلامة المنتجات. فيجب حفظه في مكان آمن لمنعه من السرقة عن طريق استخدام معدات الرقابة والحراسة، أيضا يجب التعامل مع المخزون بحرص شديد لتجنب الكسر أو التلف السريع.

– ضمان دقة نظام الجرد
إن المعلومات غير الصحيحة المعروضة على قواعد بيانات المخازن يمكن أن تتسبب بمشاكل في شركتك، لذلك يجب أن يكون هدف هذا النوع من الإدارة هو تحديث قاعدة البيانات الخاصة بالمؤسسات بشكل يعكس الحركة الفعلية للبضائع والمواد داخل المخازن.

-تجنب العجز في الخامات والبضائع

تجنب العجز في المخزون من أهم أساسيات الإدارة الناجحة لأن العجز سوف يؤدي إلي توقف حركة الإنتاج وبالتالي عدم مواكبة متطلبات السوق الحالية والعملاء، وقد يلجأ مراقبي المخازن إلى الاعتماد على بعض الآليات البسيطة لتحديد متطلباتهم من الخامات عن طريق استخدام بعض المعادلات البسيطة لتحديد طلبات شراء المواد، مثل: ( الكمية المطلوبة = الحد الأقصي للمخزون – الكمية الحالية – المجدول )، أو باستخدام برنامج مخازن يعمل على إصدار التنبيهات والتقارير اللازمة لمراقبة مستوى المخزون.

– الحفاظ على حركة البضائع

تعني كفاءة المخزون والقدرة علي تلقي وتخزين المنتجات بسرعة عند دخولها، استرجاعها وشحنها عند الخروج، فكل ثانية إضافية في هذه العمليات تزيد من تكاليف إدارة المخزون، فتتبع المخزون ونقله بكفاءة يعني أيضا أن الوحدات لا تضيع ولا تختفي بدون علم الشركة. التوزيع الجيد يعزز من رضا العملاء حيث يتوقع تجار التجزئة من الموردين تلبية جداول التسليم المتفق عليها، ويتوقع العملاء تسليم طلباتهم ومنتجاتهم في الوقت المحدد أيضا.

سهولة صرف البضائع (من مراحل الدورة المستندية للمخازن)

 في البداية يجب التعرف على أنواع الصرف وهي :-

– صرف البضاعة إلي المستلم مباشرة :تصرف البضاعة من المخازن من خلال طلب إذن صرف من إدارة الشركة (المبيعات).

– صرف البضاعة إلى المخازن الفرعية : يتم إنشاء إذن تحويل صادر يحتوي على جميع الأصناف المحولة، التاريخ و اسم المخزن المحول إليه البضاعة.

يتم صرف البضائع من المخزن بعدة طرق وهي :-

رقم التشغيلة (Patch Number): المسئول عن إصلاح الثغرات بالمنتجات النهائية لاتخاذ الاجراءات اللازمة لاعادتها في أسرع وقت وذلك لضمان جودة الصناعة.

رقم تسلسلي(Serial Number): المسئول عن تحديد رقم معين لا يمكن تكراره لنفس الصنف، وتضمن هذه الآلية سهولة التعرف على المنتجات الصادرة من المخزن وخاصة في حالة الإرجاع أو الاستبدال.

وتعتبر إدارة الأصناف وتصنيفها من أهم العمليات الأساسية في نظام التخزين وتنقسم إلى:

أولا : التصنيف حسب عملية التصنيع: مواد خام – مواد نصف مصنعة – منتجات نهائية.

ثانيا: التصنيف حسب حركة الأصناف: أصناف سريعة الحركة – أصناف بطيئة الحركة – أصناف راكدة.

ثالثا : التصنيف حسب قيمة استخدام الأصناف مثال:

مجموعة (أ)  نسبتها 30% قيمتها قد تصل إلي %80

مجموعة (ب) نسبتها 35%  قيمتها قد تصل إلي %13

مجموعة (ج) نسبتها 65%  وقيمتها قد تصل إلي %7

رابعا : التصنيف حسب سعر الوحدة: مرتفع – متوسط – منخفض.

خامسا : التصنيف حسب أهمية الصنف للاستخدام: هامة وحيوية – متوسطة الأهمية – ضعيفة.

سادسا : التصنيف حسب صعوبة الحصول على الأصناف: أصناف نادرة – أصناف صعب الحصول عليها – أصناف سهل الحصول عليها.

سابعا : التصنيف حسب مصادر التوريد : مصادر حكومية – مصادر عادية – محلية و خارجية.

ثامنا : التصنيف حسب موسمية الشراء: موسمية – غير موسمية.

تاسعا : التصنيف المتداخل التصنيف حسب قيمة الصنف – التصنيف حسب صعوبة الحصول عليه.

فمتابعة حالة الأصناف وتفاصيل كل صنف تحتاج إلى مجهود كبير ومتابعة مستمرة وطويلة، فيمكنك الاستعانة ببرنامج حسابات ومخازن قوي لمتابعة أصناف مخزنك بكل سهولة مثل برنامج حسابات لينكيت لتخطيط موارد المؤسسات الذي يعمل علي إدارة مخزنك بالكامل من الألف إلى الياء.