مراحل تطبيق الفاتورة الالكترونية للشركات والمؤسسات
يتميز نظام الفاتورة الالكترونية بأنه موحد على كافة الأشخاص والشركات ومن خلاله يتم إصدار أرقام تعريفية محددة يمكنك الرجوع إليها بكل سهولة .
هو مستند إلكتروني يتم إصداره من مصلحة الضرائب العامة يحتوي على كافة الفواتير والمعاملات الضريبة سواء بين الشركات او الافراد ويساعد فى جمع كافة البيانات والمعلومات وكيفية البيع والشراء وموعد الدفع وحفظ كل تلك البيانات بشكل آمن .
مراحل تطبيق الفاتورة الالكترونية
أولا التكامل والانضمام مع منظومة الفاتورة الإلكترونية :
- ينبغي على الممول التسجيل أولًا في المنظومة الرقمية من خلال إرسال طلب التسجيل عبر البريد الإلكتروني الخاص بالشركة .
- تجهيز البيانات اللازمة للتسجيل على منظومة الفاتورة
- رقم تسجيل الشركة
- البريد الالكتروني للشركة
- رقم الهاتف الخاص للشركة
- اسم مفوض الشركة باللغة العربية، والانجليزية
- الرقم القومي للمفوض
- رقم الهاتف الخاص بالمفوض.
- البريد الالكتروني للمفوض.
- ينتظر الممول رسالة من المصلحة عبر البريد الإلكتروني تحتوي على موعد التسجيل، ويتوجه في ذلك الموعد إلى المأمورية التابع لها لتقديم المستندات المطلوبة، ويتم تجهيز الحساب الرقمي في خلال 48 ساعة من موعد التسجيل.
- بعد تلك الخطوة لا بد من استخراج شهادة التوقيع الإلكتروني وذلك بالتوجه إلى إحدى الجهات المرخصة وتقديم الأوراق المطلوبة للحصول على التوقيع.
- يتطلب إنشاء الفاتورة أيضًا لتحقيق التكامل مع المنظومة وذلك بالدمج بين برنامج تخطيط موارد المؤسسة ومصلحة الضرائب من خلال واجهات برمجة التطبيقات APIs
ثانيا : إتمام عملية التكويد وتطبيق النظام الموحد من خلال الاكواد الخاصة بالمنظومة
وذلك يتم من خلال نظام تشغيل برنامج الفاتورة الالكترونية حيث:
- الفاتورة الإلكترونية تعمل بنظامين أساسين نظام التكويد العالمي GS1 و نظام التكويد المصري EGS.
- ويتم الموافقة على الأكواد من مصلحة الضرائب للتمكن من التعامل داخل منظومة الفوترة الإلكترونية.
- بالإضافة إلى إمكانية تكويد العملاء -شخص أو شركة- داخل قسم المبيعات بإدخال الرقم الضريبي أو الرقم القومي للعميل.
- يتم جمع السلع والاصناف وتسجيل الأكواد على المنظومة الإلكترونية عن طريق التواصل مع شركة GS1 للحصول على الأكواد.
- يتم أيضا اتخاذ خطوة تكويد العملاء؛ إذ أتاحت ذلك من خلال صفحة داخل بقسم المبيعات تمكن من تسجيل الشركات عن طريق إدخال رقم التسجيل الضريبي والعنوان، كما تمكن من تسجيل الأشخاص بإدخال العنوان والرقم القومي في حالة تخطي الفاتورة قيمة ما .
ويمكنك التعرف على أنظمة التكويد بأنها :
- نظام GS1هو نظام عالمي يمكن استخدامه لتوحيد كود السلع والخدمات بحيث يرمز كل كود إلى سلعة بعينها دون وجود أي تشابه بين كود وآخر ،في حالة إذا ما كانت أكواد السلع موجودة وفقًا لنظام التكويد العالمي فإنه يتعين عليك تسجيل تلك الأكواد على منصة الفاتورة الإلكترونية والتأكد من تفعيلها على قواعد بيانات منظومة الفاتورة الإلكترونية حتى تتم قراءتها.
أن الأكواد المستخدمة في تلك الحالة أكواد داخلية.
- نظام EGS إذا كنت تمتلك سلعًا خاضعة لنظام التكويد المصري فلابد من ربط الأكواد بنظام تصنيف السلع العالمي GPS ثم تسجيلها على منصة الفاتورة الإلكترونية، وتتكون الأكواد من:
- الكود الداخلي بنظام GPC
- رقم التسجيل
- اختصار EG
التوقيع الإلكتروني وكيفية الحصول عليه
هو التوقيع الرسمي للممول، ويأخذ شكل رسالة مشفّرة، تتوافق تلك الرسالة المشفّرة مع اللوائح القانونية، كما توفّر أعلى مستوى من التأكيد لهوية الموقّع.
ضبط الإعدادات العامة داخل نظام استخدام الفاتورة ثم إدخال البيانات المطلوبة والخاصة بالشركة وهي:
- اسم الشركة
- رقم التسجيل الضريبي
- العنوان
- اسم المدينة
- رقم الشركة
- الرقم البريدي
- تاريخ التشغيل
- الرمز التعريفي للشركة
- الرقم السري
- كود الفرع
- كود النشاط.
- اقرأ المزيد: اليك خطوات تفعيل التوقيع الإلكتروني لمنظومة الفواتير
ثالثا واخير مرحلة فى تطبيق الفاتورة هى اصدار فاتورتك وإرسالها إلى مصلحة الضرائب :
فاتورتك الالكترونية :
- تحتوي كل فاتورة في المنظومة الإلكترونية على رقم تعريفي مميز UUID، ويختلف هذا الرقم عن رقم الفاتورة الداخلي للشركة، وبالتالي يمكن الرجوع للفاتورة بسهولة دون بذل جهد كبير على عكس ما يحدث في الفواتير الورقية.
- رغم تعدد برامج تخطيط موارد المؤسسة التي ترسل البيانات إلى منظومة الفواتير الإلكترونية إلا أن الشكل النهائي للفاتورة يكون موحّد؛ إذ تنقل واجهة برمجة التطبيقات تلك البيانات بصيغة JSON و XML دون نقل الشكل الأساسي الموجود على البرنامج.
- لكل ممول في منظومة الفاتورة الإلكترونية ملف رقمي خاص به يحتوي على العديد من البيانات المتعلقة به مثل اسم الشركة ورقم التسجيل والعنوان وغيرهم، ويمكن التعامل مع مصلحة الضرائب بسهولة من خلال هذا الملف.
تطبيق انضمام الشركات إلى برنامج الفاتورة الإلكترونية
- لابد من استخراج شهادة التوقيع الإلكترونى، واستخدام نظام تكويد GS1 أو نظام تكويد داخلى يتم ربطه بنظام التصنيف GPC.
- ويتم استخدام رقم التسجيل الضريبى والايميل الخاص بالشركة، وتوفير البيانات اللازمة لتسجيل مسئول إدارة منظومة الفاتورة الضريبية الإلكترونية بالشركة ( الإسم ــ الصفحة ــ الرقم القومى ــ رقم الهاتف ــ الإيميل الشخصى).
- وسيتم تسجيل جميع المبيعات في قاعدة بيانات مركزية باستخدام أجهزة التحكم في بيانات المبيعات والتي ستكون مثبتة في أجهزة نقاط البيع الخاصة بالتجار، مما سيتيح لمصلحة الضرائب مراقبة حركة المبيعات والتحقق من صحتها
نظام الفاتورة الالكترونية : نظام منخفض التكلفة فى إنشاء الفواتير وإرسالها للعملاء وتحصيلها وإجراء التعديلات عليها وارشفتها من خلال الاعتماد على الوسائل التكنولوجية الحديثة التي تساعد الشركات في إنشاء الفواتير فى اقل وقت ممكن من خلال الربط بين شاشة العميل وبيانات الأصناف المخزنية المباعة ويتم ربط هذه الفاتورة الالكترونية ببيانات العميل ليقوم النظام بإرسال إشعار بكافة بيانات الفاتورة للعميل وكذلك بيانات السداد ليقوم العميل بسداد قيمة الفاتورة وكذلك يقوم النظام باحتساب قيمة الضرائب الخاصة بالفاتورة واضافتها لإقرار ضريبة القيمة المضافة.
مشاكل الفاتورة الإلكترونية
في السابق كان هناك العديد من المشكلات بين الممولين والمسجلين والمصلحة فيما يتعلق بتحديد وعاء الضريبة على القيمة المضافة، وكذلك رد الضريبة، والوقت المستغرق لقيام المصلحة بإجراءات الاستيفاء.
وأن المصلحة بدأت في يناير 2019 في تطبيق منظومة الإقرارات الإلكترونية، حيث شهدت في بداية تطبيقها مشكلات وتم التغلب عليها جميعا، وأيضا تقديم خدمة الدفع الإلكتروني.
وسيكون هناك حلول لكل هذه المشكلات، وذلك لأنه وفقًا لهذه المنظومة الالكترونية ستكون المصلحة هي مركز الاعتماد للفاتورة سواء للبائع أو للمشتري”.
التغلب علي مشاكل الفاتورة الالكترونية مع برامج لينكت
- تقدم لكم لينكت كافة التسهيلات والدعم للشركات للانضمام لمنظومة الفاتورة الالكترونية سواء من خلال مكتب الدعم الفني بمركز كبار الممولين ومن خلال مركز الاتصالات المتكامل أو من خلال البريد الإلكتروني، هذا بالإضافة إلى توفيركافة المعلومات والبيانات الخاصة بمنظومة الفاتورة الإلكترونية من خلال موقعها الرسمي.
- نقوم بتذليل العقبات التي قد تواجه الشركات، بما يضمن التطبيق المرن والمبسط لمنظومة الفاتورة الإلكترونية
- لدينا فريق عمل مميز يقوم بتقديم الدعم الفني للممولين، والتواصل معهم لتذليل العقبات التي تواجههم للانضمام للمنظومة.
- توفير فريق عمل يتولى استلام مستندات تسجيل الممول بمنظومة الفاتورة الإلكترونية، وإرسال بريد إلكتروني للممول بعنوان الموقع الإلكتروني الذي يستلزم دخول الممول عليه لتفعيل إنضمامه إلى المنظومة.
- قيام فريق العمل المشكل بمتابعة إنضمام الممول للمنظومة من خلال التواصل مع الممولين من خلال العديد من الوسائل مثل البريد الإلكتروني، والرسائل النصية القصيرة، والاتصالات الهاتفية.
- نسعى فى شركتنا بتوضيح مستندات التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية هي في حالة حضور صاحب الشأن، أصل بطاقة الرقم القومى أو جواز السفر ساريين وصورهم للإطلاع عليهم، وأصل كل من البطاقة الضريبية ، شهادة التسجيل بالقيمة المضافة وصورهم، خطاب تفويض من الشركة للتسجيل في منظومة الفواتير الإلكترونية موضحا به بيانات الشركة (رقم تسجيل الشركة – عنوان الشركة – الإيميل الخاص بالشركة – رقم تليفون الشركة)
- وايضا اذا كان هناك مفوض لابد من بيانات المفوض / المدير المسؤول (admin عن منظومة الفواتير الإلكترونية بالشركة محدد بها (الاسم بالعربية والإنجليزية – رقم بطاقة الرقم القومى – الإيميل – رقم التليفون)، لافتًا إلى أنه في حالة حضور الوكيل يتم تقديم كل المستندات السابقة، بالإضافة إلى أصل التوكيل سارى وصورة منه.
- نحفظ لكم حق تعديل الفواتير بإصدار إشعارات خصم أو إضافة على الفاتورة أو إلغاء الفاتورة كليا وإصدار فاتورة أخرى على أن يحدث هذا خلال الوقت المحدد قانونا للإلغاء.
- أما في حال وجود خطأ في فاتورة تم إصدارها سابقا فيتم التعديل عليها بإصدار إشعارات الخصم أو إشعارات الإضافة المرتبطة بالفواتير السابقة.
- كما يمكن إصدار إشعارات مرتبطة بمجموعة من الفواتير بدلا من فاتورة واحدة مع مراعاة ألا يتخطى مجموع مبالغ تلك الإشعارات مبلغ الفاتورة السابق إصدارها.
- من خلال شركتنا إمكانية عمل تعديل أو مرتجع أو إلغاء الفاتورة طبقا للقواعد المحددة لذلك .
- في حالة حدوث أي عطل داخلي بمنظومة الفواتير الإلكترونية فيمكن للشركات حينها رفع الفواتير عن فترة التوقف الناتج عن العطل على هيئة دفعة فواتير مجمعة طبقًا للمدة التي يحددها القانون.
- تقوم شركتنا على مبدأ موثوق حيث أنه نجمع بين قوائم عملائك وقوائم منتجات وخدمات شركتك ونمنحك حلاً مبسط ومتكامل الربط الضريبي الذي يعتبر أمر صعب بالنسبة لمعظم الشركات ، لذلك نهدف إلى تسهيل ذلك قدر الإمكان .
- نقدم لك حلول مبتكرة ومتنوعة وسهلة ومبسطة في الاستخدام بأقل أسعار التكلفة .
