كيفية تكويد الأصناف في الفاتورة الالكترونية 

تكويد الاصناف للفاتورة الالكترونية عبارة عن منتج له هوية مختلفة حتى وإن تشابه في مكوناته فلن يتشابه في المنشأ أو الوزن أو العلامة التجارية!

ولذلك وجب لكل منتج أن يحمل كود مميز خاص به، حتى تسهل التعاملات اليومية من بيع، شراء، إدراج على الإنترنت، الاستيراد والتصدير.

تكويد الاصناف هو المرحلة الرابعة التي لابد أن تقوم بها لإكمال مراحل إنشاء الفاتورة الإلكترونية.

تكويد الاصناف الفاتورة الالكترونية تعمل بنظامين أساسين نظام التكويد العالمي GS1 و نظام التكويد المصري EGS.

• ويتم الموافقة على الأكواد من مصلحة الضرائب للتمكن من التعامل داخل نظام الفاتورة الالكترونية.
• بالإضافة إلى إمكانية تكويد العملاء -شخص أو شركة- داخل قسم المبيعات بإدخال الرقم الضريبي أو الرقم القومي للعميل.
• يتم  جمع السلع والاصناف وتسجيل الأكواد على المنظومة الإلكترونية عن طريق التواصل مع شركة GS1 للحصول على الأكواد.
•  يتم أيضا اتخاذ خطوة تكويد العملاء؛ إذ أتاحت ذلك من خلال صفحة داخل بقسم المبيعات تمكن من تسجيل الشركات عن طريق إدخال رقم التسجيل الضريبي والعنوان، كما تمكن من تسجيل الأشخاص بإدخال العنوان والرقم القومي في حالة تخطي الفاتورة قيمة ما .

 لماذا يتم تكويد الاصناف الفاتورة الالكترونية؟

أصدرت مصلحة الضرائب المصرية بياناً بشأن الأكواد القياسية الموحدة للأصناف بالفاتورة الإلكترونية. ومن خلال هذا القرار قال سيادة الوزير  الدكتور محمد معيط إنه وفقًا لهذا القرار .وفقًا لنظم تكويد الأصناف المتبعة بمنظومة الفاتورة الإلكترونية (GS1) عند الإفراج الجمركي يلتزم الممولون المسجلون على منظومة الفاتورة الالكترونية والعاملون في مجال الاستيراد واستخدام الكود القياسي الموحد للسلع والخدمات المستوردة.

وأضاف أنه في حالة استيراد سلع أو خدمات وفقًا لحالتها عند الاستيراد ومكودة بالفاتورة الاستيرادية بالكود الدولي الموحد المعتمد من مصلحة الضرائب (GS1)  فإنه يتم استخدام ذات الكود عند التعامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية .

وأشار الوزير إلى أنه في حالة استيراد سلع أو خدمات وفقًا لحالتها عند الاستيراد ،غير مكودة بالفاتورة الاستيرادية بالكود الدولي الموحد المعتمد من مصلحة الضرائب (GS1) . 

 فإنه يتم استخدام الكود الوارد بالفاتورة الاستيرادية بعد ربطه بنظام التصنيف المجموعة السلعية (GPC) وفقًا لنظام التكويد المعمول به في منظومة الفاتورة الإلكترونية عند التعامل مع المنظومة  ويتم الحصول على أكواد (EGS نظام التكويد الخاصة بالضرائب) ويتم استخدام أكواد السلع المستوردة باعتبارها كودًا داخليًا للسلعة.

معايير تكويد الأصناف

هناك نوعان من معايير تكويد الأصناف وهما : 

– المعيار الأول GS1 

– المعيار الثاني EGS

• نظام  GS1هو نظام عالمي يمكن استخدامه لتوحيد كود السلع والخدمات بحيث يرمز كل كود إلى سلعة بعينها دون وجود أي تشابه بين كود وآخر ،في حالة إذا ما كانت أكواد السلع موجودة وفقًا لنظام التكويد العالمي فإنه يتعين عليك تسجيل تلك الأكواد على منصة الفاتورة الإلكترونية والتأكد من تفعيلها على قواعد بيانات منظومة الفاتورة الإلكترونية حتى تتم قراءتها.

أن الأكواد المستخدمة في تلك الحالة أكواد داخلية.

• نظام   EGS إذا كنت تمتلك سلعًا خاضعة لنظام التكويد المصري فلابد من ربط الأكواد بنظام تصنيف السلع العالمي GPS ثم تسجيلها على منصة الفاتورة الإلكترونية، وتتكون الأكواد من:
• الكود الداخلي بنظام GPC
• رقم التسجيل
• اختصار EG

طريقة تكويد الاصناف الفاتورة الالكترونية المعتمدة لدى مصلحة الضرائب

ليست هناك طريقة تكويد واحدة ملزمة، إنما طريقتان، لكل منهم تسهيلات، مميزاته تستطيع اختيار ما يناسب نمط شركتك، ولا يعني الأمر أن تتخلى عن تكويدك الداخلي، بل تستطيع إصدار الفاتورة الالكترونية شاملة كلا الكودين على أن تميز الكود المعتمد الواجب إرسالها للمصلحة.

طريقة التكويد الأولى: أكواد GS1 العالمية

أكواد GS1 يتم استخدامها في أكثر من 116 دولة حول العالم، حيث تتفق ملايين الشركات على كود وحيد يعرف المنتج، ويتكون كود GS1 من 13 رقم يبدأ ب 622 من اليسار، ولا طريقة يطلب من الشركة إتباعها لإنشاء هذا الكود ومن ثم استخدامه، ولكن منظمة GS1 تتولى هي المسئولية، ويمكنك شراء الأكواد من GS1.

ينقسم كود GS1 إلى خمس مستويات، يسمى كل منها GTIN، يعبر كل منهم عن وحدة كمية مختلفة من المنتج:

• GTIN 1
  علبة واحده تحتوي عدد من الوحدة الأصغر للمنتج.
• GTIN 2
  مجموعة علب صغيرة بداخل الكرتونة.
• GTIN 3
  كرتونة من المنتج.
• GTIN 4
  حاوية كبيرة بها 12 كرتونة من المنتج.
• GTIN 5
  كود أصغر وحدة في السلعة، أي المنتج الأخير.

ثم تستلم الأكواد، وما عليك سوى تسجيلها على موقع مصلحة الضرائب، دون الحاجة للانتظار كي تُعتمَد. ويعتبر كود GS1 تابعًا الشركة صاحبة المنتج، ولا يتكرر يميزه عن غيره من المنتجات.

طريقة التكويد الثانية: أكواد EGS المحلية

تتكون الأكواد المحلية من عدة أجزاء تحتاج جهد لإخراجها، ويكلف صاحب العمل التجاري بإنشاء كود منتجاته، وتكون هذه العملية لمرة واحدة لكل منتج، ويعاد استخدام نفس الكود كلما اُنشأت فاتورة الكترونية و أي معاملة تخص هذا المنتج، وتكرر عملية صياغة الأكواد عند وجود منتج جديد، وتستغرق مصلحة الضرائب 15 يومًا لاعتماد الأكواد، وتسيير استخدامها.

وأجزاء الكود هي:

 المقطع EG + رقم التسجيل الضريبي الخاص بشركتك + الكود الداخلي للمنتج.

• لا بد من ربط الكود المحلي EGS بالكود العالمي GPC، لكي تُعطى الأكواد موثوقية الأكواد العالمية الموحدة، وهو كود يتكون من 8 أرقام ويبدأ بالرقم 1000، وتابع لشركة EGS ولكنه متاح للاستخدام بشكل مجاني تمامًا.

تكويد الأصناف ورفعها على منظومة الفاتورة الالكترونية

ان تكويد الأصناف من اهم المراحل لتكامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية لذا اتبع الخطوات التالية لتكويد الأصناف الخاصة بك في مصلحة الضرائب المصرية

• إفتح بورتال مصلحة الضرائب المصرية
• تسجيل الدخول بالبريد الإلكتروني الخاص بشركتك
• إدخل على الأكواد.
• يمكنك الاختيار ما بين “تسجيل الأكواد بالجملة” دفعة واحدة، بتحميل ملف إكسيل، أو “تسجيل استخدام كود” للتكويد الفردي.
• متاح اختيارين من نظام GS1 أو نظام EGS 
• في حالة إختيار نظام GS1 فإن كود الصنف يبدأ ب622 ويتم البحث بكود الصنف وإذا كان متاحاً سيظهر أمامك قم بإختياره في الحال وسيم إضافته 
• وفي حالة عدم وجوده ستلجأ إلى إضافة كود  الى صنفك من خلال نظام EGS 
• إختار نظام EGS واضغط على سجل كود جديد في EGS
• ستظهر لك صفحة اضافة كود جديد ( في حالة تسجيل كود واحد وليس جملة)
• املأ البيانات المطلوبة لإضافة الكود 
• في حالة الربط بالمعيار العالمي GPC ادخل على موقع GPC العالمي 
• ستظهر لك هذه الصفحة إضغط على gpc-browswe.gs1.org
• ستظهر لك شاشة البحث قم بالبحث عن الصنف المراد ربطه وضعه في خانة GPC عنصر مرتبط في شاشة بورتال مصلحة الضرائب المصرية
• ثم قم بالضغط على طلب الموافقة وانتظر موافقة مصلحة الضرائب على طلب تكويد صنفك 
• عند التسجيل الجماعي للأصناف قم بالضغط على التسجيل بالجملة وستظهر لك هذه الشاشة وقم بتحميل الملف وإتباع الخطوات السابقة 
• في حالة وجود أصناف لا تحمل كود GPC عالمي يتم الإتصال برقم 16841 أو إرسال رسالة علي البريد الإلكتروني الخاص بمصلحة الضرائب المصرية .

برنامج لينكيت لتكويد الأصناف:

• إن برنامج حسابات لينكيت هو أحد البرامج التي تعمل على إدارة الجوانب المالية لأي مؤسسة والذي يشمل العديد من الأقسام ليصبح في النهاية برنامج يعمل على تكامل جميع الفروع لتوفير الوقت في إعداد كافة أنواع الفواتير لإصدار تقارير أكثر دقة.
• نقدم لكم من خلال شركاتنا اقوي برنامج تكويد الأصناف بطريقة سهلة ومميزة .
• تنوع في طرق التكويد المتاحة  وفقا لرؤية الإدارة المالية لاختيار ما يناسبها حسب نوع النشاط.
• الاعتماد على أكثر من تصنيف خلال عملية التكويد مثل لون الصنف ومقاسه وغير ذلك لدقة عملية التكويد.
• سهولة إدارة التوجهات المحاسبية المتعلقة بكل صنف على حدى أو القسم التابع له هذا الصنف أو المخزن ككل.
• ضبط الحركة المحاسبية في المخازن بالاعتماد على الفواتير التي تظهر بها الأكواد بشكل دقيق.
• سهولة الربط بين حسابات التكلفة والإيرادات المتعلقة بكل صنف على حدى.
• طرق تكويد الأصناف والتي تتضمنها برامج لينكيت ومن أبرز تلك الطرق ما يلي:
• التكويد وفقا لطبيعة الصنف.
• التكويد وفقا للمورد.
• التكويد وفقا لبلد المنشأ.
• التكويد وفقا للألوان.
• التكويد وفقا للمقاسات أو الأحجام.
• التكويد وفقا لموقع الصنف بالمخزن.
•  التكويد وفقا لإدارات المخزن