خطاب التفويض للإنضمام للفاتورة الإلكترونية
ان التسجيل على منظومة الفاتورة الإلكترونية، أمر ضروري بعد إلزام شركات كبار ومتوسطي الممولين وغيرهم من الشركات، بالانضمام الى الفاتورة الالكترونية ولا يتوقف التسجيل على تقديم ورقة أو إجراء سهل، ولكن يتبعه عدة إجراءات تخص تكويد السلع تبعًا للكود الموحد، وكذا استخراج شهادة التوقيع الإلكتروني،وقام كثير من ممولي الشركات لتفويض أحد الموظفين للقيام عنه وعن الشركة بخطوات التسجيل كلها، ومساعدة منا واختصارًا للوقت والجهد وضمان سلامة خطواتكم المتبعة، تقدم لكم LINKIT نموذج خطاب تفويض الإنضمام للفاتورة الإلكترونية الجاهز على التحميل بصيغة يمكنك التعديل عليها، وإرسالها لمصلحة الضرائب المصرية، مع تمنياتنا لكم بإجراءات تسجيل ميسرة ومستوفية كافة الشروط .
منظومة الفاتورة الإلكترونية هي عبارة عن إنشاء نظام مركزي يمكن مصلحة الضرائب من متابعة جميع التعاملات التجارية بين الشركات وبعضها البعض، وذلك من خلال تبادل بيانات كافة الفواتير لحظيا بصيغة رقمية.
ماهو خطاب تفويض الفاتورة الالكترونية
عبارة عن نموذج طلب للانضمام إلى الفاتورة الالكترونية يحتوي على
بيانات صيغة تفويض الفاتورة الإلكترونية
- اسم الشركة: يوضح فيه اسم الشركة كما هو مبين في الأوراق الرسمية، ملتزمًا بطريقة الكتابة نفسها واللغة المستخدمة سواء كانت بالعربية أو الانجليزية.
- التاريخ: تاريخ إرسال التفويض، ويراعي كونه في وقت باكر عن الموعد المحدد لشركتك إتمام عملية التسجيل فيه.
- التحية: التحية المعتادة بصورتها الرسمية موجهة لمأمور مصلحة الضرائب التابعين له.
- نص الخطاب: بيان سبب هذا الخطاب وأنه تفويض أحد موظفيك لإكمال إجراءات تسجيل الفاتورة الإلكترونية، مذيل بالنص القانوني الملزم لتسجيلكم.
بيانات المفوض + الملف الضريبي + المرفقات .. جميع البيانات والمعلومات
بيانات المفوض في نموذج خطاب تفويض الفاتورة الإلكترونية
- اسم المفوض باللغة العربية: اسم الموظف الذي فوضته للقيام بعملية التسجيل رباعي.
- اسم المفوض باللغة الإنجليزية: نفس الصيغة الرباعية للاسم ولكن بالإنجليزية.
- الرقم القومى للمفوض: وتأكد من كتابته بصورة سليمة، لأنه مرتبط بإكمال المفوض التسجيل على الملف الشخصي للشركة على منظوم الفاتورة الإلكترونية.
- رقم موبايل المفوض: وينصح بكتابة أكثر من رقم للمفوض إن وجدوا.
- البريد الإلكترونى للمفوض: ويقصد به البريد الإلكترونية الرسمي المبين انتماء المفوض للشركة.
بيانات الملف الضريبي في نموذج خطاب التفويض للفاتورة الإلكترونية
- رقم التسجيل الضريبى: رقم السجل الضريبي هام جدًا، حيث تعتبر الفاتورة الإلكترونية تابعة لإجراءات الميكنة الضريبية المتبعة من قِبل الدولة، ولا قيمة لكافة الأوراق الخاصة بك، إن لم تكن مسجل ضريبيًا!
- البريد الإلكترونى للشركة: وتتم عمليات التواصل على الأغلب من خلاله، تأكد من كتابته بصور سليمة، وتأكد من كونه البريد الرسمي للشركة، لا بريد إلكتروني شخصي.
- رقم الهاتف للشركة: يرجى إدخال كافة الأرقام المحمولة والأرضية، لتسهيل التواصل.
المرفقات في صيغة تفويض الفاتورة الإلكترونية
صورة البطاقة الضريبية: نسخة من البطاقة الضريبية,
صورة سجل تجارى حديث: سجل تجاري لم يمر على إصداره أكثر من 3 أشهر.
صورة شهادة التسجيل بالقيمة المضافة: هذا في حالة إدراج شركتك ضمن الشركات المسجلة في ضريبة القيمة المضافة.
صورة بطاقة الرقم القومى للمفوض: على أن تكون البطاقة سارية لا منتهية.
ختام الخطاب في نموذج تفويض الفاتورة الإلكترونية
التوقيع (الممول): صاحب الشركة يوقع باسمه ومنصبه.
اسم الشركة: كما مسجل في الأوراق الرسمية.
التاريخ: تاريخ يوم تسليم التفويض.
ما عليك سوى تقديم نموذج تفويض الفاتورة الإلكترونية لمأمورية الضرائب التابع له، ليتولى بعد ذلك المفوض بقية إجراءات التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية، ويكون المفوض هذا أساسي، مع إمكانية إضافة مفوضين مساعدين من خلال ملفك الشخصي.
الأوراق المطلوبة لاستخراج الفاتورة الإلكترونية من خلال شركة LINKIT
لكي يتم تسجيلك في نظام الفاتورة الإلكترونية، تحتاج إلى تحضير بعض من الأوراق الرسمية والتي تختلف طبقًا ما إذا كان صاحب المشروع هو من سيقوم بتقديمها (الممول) أو في حالة حضور وكيل بالنيابة عنه أو ما يعرف بـ (المفوض) كالآتي:
في حالة حضور الممول
- أصل بطاقة الرقم القومي أو جواز السفر وكذلك صورهم على أن يكون كلا منهما ساري الإصدار.
- أصل البطاقة الضريبية وصورتها
- شهادة التسجيل بالقيمة المضافة وصورتها
- خطاب تفويض من الشركة للتسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية على أن يتضمن هذا التفويض كل من:
- رقم تسجيل الشركة
- عنوان الشركة
- البريد الإلكتروني الخاص بالشركة
- رقم هاتف الشركة
- اسم المفوض (المدير المسؤول عن تنظيم الفواتير الإلكترونية بالشركة) باللغة العربية والإنجليزية
- رقم هاتف المفوض
- رقم بطاقة الرقم القومي الخاصة بالمفوض
- البريد الإلكتروني الخاص بالمفوض
في حالة وجود وكيل
أما في حالة وجود وكيل أو نائب ينوب عن الممول بشكل مباشر، فهنا سيتم إجراء كافة المراحل السابقة مع زيادة إجراء واحد وهو
إضافة صورة من التوكيل الرسمي والاطلاع على الأصل الخاص به، على أن يكون التوكيل ساري العمل به.
الخطوة الأخيرة متعلقة بالمنشآت الفردية أما إذا كانت الشركة تنتمي إلى نوعية شركات الأشخاص، فهنا على الوكيل أن يقدم
- تفويض بنكي أو توكيل رسمي عام
- وجود سجل تجاري حديث لفترة لا تقل عن 3 أشهر
- تحقيق الشخصية الخاص بالمفوض.
- أما في حالة شركات المقاصة، فهنا على المفوض أن يقدم لمصلحة الضرائب كل من:
- تصريح مزاولة المهنة.
- كارنية النقابة ساري العمل به.
- بطاقة الرقم القومي.
المستندات المطلوبة وخطوات التسجيل بمنظومة الفاتورة
- تسليم الأوراق المطلوبة للتسجيل على منظومة الفاتورة الإلكترونية
- على الممول أو المفوض إليه أن يقوم بطلب التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية وذلك من خلال إرسال ايميل رسمي من بريد الشركة إلى مصلحة الضرائب وذلك على العنوان الآتي: eInvoice@eta.gov.eg
- وفي حالة استيفاء الأوراق لكافة البيانات المطلوبة، يتم إخطار الممول بموعد الحضور إلى المأمورية للتأكد من صحة الأوراق، أما في حالة عدم مطابقتها أو نقص الأوراق، يتم الرد على الرسالة بالبيانات الناقصة وطلب إرسالها في أقرب وقت.
- بعد الحصول على رسالة استيفاء كافة البيانات على الممول أو المفوض له التوجه إلى مأمورية الضرائب الخاضع لها وتقديم أما تفويض معتمد من المؤسسة مرفق بتوقيع بنكي أو صورة من التوكيل الرسمي الصاحب المشروع.
- يقوم الممول أو المفوض بمراجعة كافة الأوراق المطلوبة والتحقق منها في مأمورية الضرائب ثم تقديم الطلب بالحصول على ملف رقمي خاص.
- بعد التأكد من سلامة الأوراق ومطابقتها لما تم إرساله من خلال البريد الإلكتروني، يقوم المخول له في مصلحة الضرائب بإرسال إشعار التسجيل في المنظمة وذلك في مدة لا تتعدى الـ 48 ساعة.
إنشاء الملف الرقمي للمؤسسة على نظام الفاتورة الإلكترونية
بعد الحصول على الإخطار الرسمي باستيفاء كافة الشروط والتسجيل على منظومة الفاتورة الإلكترونية، يقوم الموظف المختص بإنشاء ملف رقمي للشركة في نظام مصلحة الضرائب ومن ثم يقوم بإرسال كافة المعلومات المتعلقة به إلى الممول أو المفوض المسؤول.
بجانب إرسال بيانات الملف الرقمي للمدير المسؤول على نظام الفواتير الإلكترونية في المؤسسة، تقوم مصلحة الضرائب بدورها التوعوي تجاه المواطنين وذلك في توعية الممول بكافة الخطوات اللاحقة وما يحتاج إليه من كماليات في الأنظمة التي يقوم باستخدامها بالإضافة إلى توفير مجموعة من المرافقات الاسترشادية والتي تساعد في الرد على جميع الأسئلة الشائعة التي قد تخطر على بال الممول أو المفوض المسئول، وذلك بتوفير فيديوهات تعلمية وملفات PDF وورش تعليمية وكذلك ندوات جماعية خاصة.
استلام دعوى التسجيل بالبريد الإلكتروني
بعد استيفاء كافة الشروط وقيام موظف الضرائب بإنشاء ملف رقمي للشركة على منظومة الفاتورة الإلكترونية، يتم إرسال دعوة التسجيل من خلال البريد الإلكتروني، وفيها يتم توضيح الرابط الذي يمكن للممول\ المفوض الانتقال به إلى ملفه الخاص، بالإضافة إلى وجود رابط مساعد للإجابة على الأسئلة الشائعة بخصوص عملية التسجيل.