ما هو امر التوريد وما هى أهميته للمشتريات
يعد امر التوريد واحد من الخطوات الأساسية في عملية الشراء لأي مؤسسة، ربما لا يهتم الكثير من مُدراء الأعمال به إلا أن هذا قد يكون ناتجا عن عدم إدراكهم لدوره في تحقيق النجاح المالي لأي شركة، تكمن أهمية أمر التوريد في الاعتماد عليه لطلب البضائع لاسيما الكميات الكبيرة منها، ولا يقتصر الاعتماد عليه في الشركات الكبيرة فقط بل الكبيرة والصغيرة على حد سواء، من خلال أمر الشراء أو التوريد الدائم تستطيع الشركة طلب شراء نفس المنتجات من نفس المورد بشكل متكرر.
ما هو أمر التوريد؟ كيف تتم صياغته ؟ ما هي أهميته؟ ما هو شكل نموذج امر التوريد؟ كل هذا نتعرف عليه سويا من خلال هذا المقال.
ما هو امر التوريد؟
في البداية وقبل التعرف على صيغة أو نموذج أمر التوريد علينا التعرف على مفهومه، ببساطة يعد امر التوريد نموذج يتم تصميمه خصيصا لتسجيل أوامر الشراء التي يقدمها المورد إلى المشتري، وهو يُقدم كخطاب إلى المشتري ويتم تسجيل كافة المعلومات الخاصة بعملية التوريد به، مثل:
- الكمية.
- وقت التسليم.
- المكان.
- رقم التليفون.
- اسم العميل.
- عنوانه.
- أسماء المنتجات المراد شرائها.
.إذن أمر التوريد هام جدا لتسجيل الطلبات التي يحتاجها المشتري من المورد على أن يتم توضيح كافة البيانات به بما فيها الأسعار والكميات ورقم التتبع لكل أمر شراء.
أهمية امر التوريد للمشتريات:
كما ذكرنا أن أمر التوريد له دور بالغ في تحقيق النجاح المالي المطلوب للشركة، ولكن تُرى كيف يتحقق ذلك؟ إن تحقيق ذلك يأتي من خلال الأخطاء المحاسبية الذي يساعد أمر توريد المشتريات في تجنبها والمزايا التي يساعد على اكتسابها، ولو أردنا ذكر أهميته في نقاط لوجدنا أنها تتلخص فيما يلي:
- التدقيق المالي:
يعد أمر التوريد أو الشراء بمثابة مستندا للتأكيد أن المدير المسؤول قد وافق على شراء تلك الكمية بهذا السعر في هذا الوقت، لاسيما أن الأمر مذكور به كافة التفاصيل عن الكمية والنوع والسعر ولكل أمر رقم تتبع.
- تجنب التكرار:
قد تكون مشكلة تكرار طلب أو توريد منتج معين غير واردة بالشركات الصغيرة، ولكن الشركات الكبيرة التي يوجد بها أكثر من مسؤول عن عملية التوريد والشراء قد تعاني من تلك المشكلة، ولهذا يساعد أمر التوريد على تجنب تكرار الطلبات والتعرف على الشخص المسؤول عن إصدار كل أمر ومتى قام بإصداره.
- إدارة المخزون بسهولة:
من خلال أمر التوريد يمكنك تتبع الطلبات الواردة وتنظيمها وتحديد المتاح بالمخازن بناءا على ما ورد من طلبات.
- تجنب زيادة السعر فجأة:
يحميك أمر الشراء من الزيادات المفاجئة في الأسعار وخاصة وأن السعر مدون بها، وهنا يمكنك إطلاع العميل على السعر المتفق عليه وقت الشراء بصرف النظر عن الزيادة التي حدثت.
- تجنب تطابق المنتجات:
قد يحدث خطأ معين ينتج عنه تكرار طلب شراء منتج معين، وهنا إرفاق أمر الشراء مع الفاتورة الالكترونية يجعلك تتجنب هذا الالتباس من خلال قياس مدى تطابق الأمر مع الفاتورة.
- اثبات رسمي في النزاعات القانونية:
إذا حدث أي خلاف أو مشكلة بين المورد والمشتري تكون أوامر التوريد بمثابة وثيقة إثبات الكمية والنوع والسعر المتفق عليه لحماية حقوق الطرفين.
صيغة امر توريد بضاعة:
كما ذكرنا أن أمر توريد بضاعة أو أمر الشراء هو مستند يحفظ حقوق الطرفين ( المورد والمشتري) فإن هناك صيغة يجب أن يُكتب أمر التوريد وفقا لها، سواء كان مستند ورقي أو إلكتروني، وبعدها يتم إبرام العقد بين الطرفين قانونا، أما عن صيغته أو النقاط التي يجب أن يشملها فهي تتلخص فيما يلي:
- اسم المشتري وعنوانه كافة معلومات التواصل معه.
- اسم وعنوان المورد ( البائع) وكافة معلومات التواصل معه.
- رقم الطلب: أو كما يُطلق عليه رقم تتبع أمر الشراء ويتم تعيين هذا الرقم لسهولة تتبع الطلب والتعرف على تفاصيله.
- معلومات الطلب: وتتضمن تلك المعلومات ( نوع الطلب أو المنتج، الكمية، الوصف، السعر، التكلفة الإجمالية)
- آلية الشحن والعنوان: يتم توضيح العنوان الذي سيتم شحن الطلب إليه مع توضيح نظام الشحن أو آليته وإن كان له تكلفة إضافية أم مجاني.
- موعد التسليم: بناءا على ما تفق عليه الطرفان بموعد الشحن والتسليم.
- توقيع مسؤول التوريد ومسؤول البيع: باعتبارهما الطرفين الأساسين المسؤولين عن الموافقة على طلب التوريد والبيع.
- تاريخ طلب التوريد الذي تم تحرير الطلب به.
تلك هي صيغة امر توريد بضاعة كما هو متفق عليه في الأعراف المُحاسبية سواء كان طلب ورقي أو إلكتروني، ومن خلال برنامج لينكيت المحاسبي يمكنك تدوين كل تلك البيانات بسهولة لعملية شراء ناجحة دون أي التباس أو أخطاء.
نموذج أمر توريد :
أما عن نموذج امر التوريد وهو أحد الأمور الهامة جدا فيما يتعلق بعملية التوريد، عليك التأكد من أن النموذج يحتوي على مجموعة من البيانات الهامة هي:
- اسم المنتج وكميته ونوعه.
- مكان الشحن.
- قيمة البضاعة بوضوح.
- كيفية سداد قيمة البضاعة و آلية ذلك.
- اسم المورد والمشتري بوضوح.
مهما كان شكل النموذج لابد وأن تكون تلك البيانات جميعها مذكورة بوضوح، أما عن النموذج فهو كما يلي:
أمر الشراء
اذونات الاضافة
فواتير الشراء
نسب التحقيق
أمر التوريد من خلال برنامج لينكيت:
يوفر لك لينكيت كافة الحلول المحاسبية لإدارة المشتريات والمبيعات والمخازن، وبخصوص أمر التوريد يمكنك من خلال البرنامج:
- تتبع أوامر الشراء (معرفة الفواتير وأذون الاضافة الصادرة عن أمر التوريد)
- التعرف على نسبة التحقيق أو معدل التنفيذ لأوامر الشراء
- متابعة التغير في الكميات الموَرَّدة أو الأسعار – في حالة حدوثها – عن أمر التوريد
- متابعة حسابات الموردين أنفسهم وكافة تفاصيل الأسعار.
- مقارنة أسعار الموردين دون البحث كثيرا في فواتير الشراء من كل مورد.
- الربط بين عروض الأسعار وأوامر التوريد وفواتير الشراء وأذون الإضافة للمخازن
- سهولة طباعة تقارير الشراء أو تصديرها إلى برنامج الإكسل.
- سهولة تسجيل المرتجعات والتعديل على المشتريات.
وختاما لا تُضيع وقتك واحصل على تقارير دقيقة من خلال الاعتماد على برنامج لينكيت في لإدارة المشتريات، لا تقتصر مهام البرنامج على إدارة المشتريات بما فيها أمر التوريد فحسب، بل يشمل البرنامج أيضا إدارة المبيعات والمخزون وعملية التصنيع وأيضا الموارد البشرية، إذا كنت أحد الراغبين في زيادة إنتاج شركتك أو مصنعك ومتابعة الاداء من خلال تقارير أداء دقيقة ومفصلة فلا شك أن لينكيت هو خيارك الأمثل، يمكنك التواصل معنا للحصول على لينكيت أفضل برنامج حسابات متكامل لادارة المؤسسات والشركات.
